Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden gelden voor alle deelnemers aan de conventie.

Registratie en betaling

• Om deel te nemen aan de conventie ben je verplicht je te registreren via het online registratieplatform. Registratie of aankoop van tickets via een andere weg wordt als ongeldig beschouwd.
• Registraties worden gescreend door onze medewerkers. Je zult per email een factuur krijgen met alle betalingsinformatie zodra je registratie goedgekeurd is.
• We aanvaarden momenteel enkel betalingen via bankoverschrijving
• Alle conventie- en hotelkosten en andere optionele pakketten moeten betaald worden binnen 10 kalenderdagen na het ontvangen van de betalingsinstructies.
• Indien we geen betalingsbewijs ontvangen hebben binnen twee weken na het sturen van de betalingsinstructies zul je je slot niet langer gegarandeerd zijn en kan het verwijderd worden.
• We staan ook betaling in (maximum 3) schijven toe. Alle schijven moeten betaald worden binnen twee maanden of ten laatste op 15 oktober, afhankelijk van wat eerst komt. Indien de betaling niet volledig is tegen deze datum zal de boeking geannuleerd worden zonder dat het geld teruggestort wordt.

Aflevering

• Er wordt een e-mail gestuurd met de bevestiging wanneer alles volledig betaald is.
• Je hebt altijd toegang tot je account van waar je de bevestiging kan afdrukken.

Bevestiging leeftijd

• Alle deelnemers moeten ten minste 18 jaar oud zijn op de eerste dag van de conventie.
• Alle deelnemers zijn verplicht om hun identiteitskaart met foto te presenteren bij de check-in. Je gegevens op je identiteitskaart moeten overeenkomen met de informatie uit ons systeem.
Opgelet: Door de strenge Belgische wetgeving inzake het welzijn van minderjarigen hebben we beslist om geen minderjarigen toe te laten.

Annulatie en ticket transfer

• Tickets (inclusief alle kosten, extra's en geboekte kamers) zijn niet terugbetaalbaar.
• Tickets (inclusief alle extra's en boekingen) kunnen echter getransfereerd worden. Beide partijen dienen een e-mail te sturen naar registration@fluufff.org met het e-mailadres dat ze gebruikt hebben om zich te registeren. Deze e-mails dienen ook beide login namen te bevatten en bevestiging dat de transfer mag goedgekeurd worden. De registratie medewerkers zullen dan de database desgewenst updaten.
Opgelet: Ticket transfers moeten altijd vooraf door ons goedgekeurd worden. Een persoon die niet in onze database zit zal niet toegelaten worden met de naam van iemand anders.
• Indien het evenement geannuleerd wordt omwille van te lage opkomst zullen alle betalingen aan Flüüfff (tickets en hotelkosten) terugbetaald worden, met uitzondering van verwerkingskosten. Elke andere betaling die niet rechtstreeks aan Flüüfff gedaan is (bijvoorbeeld reiskosten) zullen in geen geval vergoed worden.

Sponsoring

Sponsoring is een eenvoudige manier om de conventie te steunen met een vrijwillige extra donatie. In ruil worden sponsors bij naam genoemd in het conbook, krijgen ze een ander type badge en krijgen ze tevens een gratis geschenkpakket.

Privacybeleid

• Uw persoonlijke gegevens worden vertrouwelijk behandeld in overeenstemming met de Belgische wetgeving inzake gegevensbescherming.
• U gaat akkoord dat we uw persoonlijke gegevens overbrengen aan het management van het hotel voor de facturatie.
• We zullen uw persoonlijke gegevens niet delen met derde partijen die niet gerelateerd zijn aan Flüüfff, tenzij vereist door de Belgische wet.
• U aanvaardt emails te zullen ontvangen over de status van uw registratie en betaling, alsook enkele aankondigingen gerelateerd aan Flüüfff.
• We zullen u nooit emails sturen niet gerelateerd aan Flüüfff.
Opgelet: Gelieve indachtig te houden dat – hoewel we uw privacy respecteren – Flüüfff geen anoniem evenement is. U bent verplicht om een badge te dragen die dienst doet als uw toegangsticket. Deze zal u identificeren met uw bijnaam en land van herkomst. Uw bijnaam kan worden opgenomen in Flüüfff-gerelateerde publicaties of video's (bijvoorbeeld als onderdeel van de aftiteling, de sponsorlijst enz.).

Vereniging

Flüüfff ASBL is een geregistreerde Belgische non-profit organisatie met ondernemingsnummer 0662.498.716 (Zie meer info op de databank van de Belgische Kruispuntbank voor ondernemers).
Address:

De bestuurders van de NPO zijn Thierry Dognié, Jan Taverniers, Guillaume Poncin en Benoît Volckaert.

Alle inkomsten van dit evenement zullen enkel gebruikt worden voor de aankoop van goederen en diensten voor de volgende editie of worden aan een goed doel geschonken.

Gelieve contact@fluufff.org te contacteren voor al uw vragen inzake beleid en Algemene voorwaarden.